暮らしマナー

送別会で幹事がやること、まずは会場選びと会費を決める

更新日:


春といえば旅立ちの季節です。

そして会社では、転勤される方や退職される方も多い季節です。

それと共に、その方の送別会を開くということも多いでしょう。

今までは何気なくそういった送別会に参加していたけど、今年は自分が幹事に任命され、送別会の準備をすることになった。
なんて方もいるでしょう。

いざ、幹事となるとどのようなことを準備しなければならないかとか、戸惑ってしまいますよね。

そんなあなたに、送別会の幹事がやることと、まず始めに行うことになる日時の決定や会場選び、会費についてのことを紹介していきたいと思います。

スポンサードリンク
  

送別会で幹事がやることは?

大まかに言いますと送別会で幹事がやることは、

・まずは、送別会の日時を決める。
・送別会の会場を決める。
・送られる方に挨拶のお願い。
・送る方に挨拶や乾杯のお願い。
・贈呈する花束や記念品の選定。
・送別会の会費の徴収。
・会の当日の進行。

です。
 
 
なお、送別会に参加される人数が20人を超えてくると、一人で送別会の準備を取り仕切るのは大変になってきます。

できれば、会場選定と準備担当の人と、記念品や花束選定担当の人で、役割分担をしたほうが準備が楽に進みます。
 
 
ここでは、幹事がまず行う日時の決め方を説明していきたいと思います。

日時を決める際には、まずは送られる(退職、転職される方)の都合を聞きましょう。

送別会当日、送られる方の都合が悪く、送別会自体がお流れになったなんて信じられない話もあったりします。

そして、送られる方の都合を確認した後に、送る方(在職の方)に送別会を企画しているという内容のメールを送り、参加者を募ります。

メールの内容としては、
「○○さんの送別会を企画している、○月○日 ○時~、お店は未定だが、予算は○○円位の予定、人数によってお店も変わってくるので、まずは出欠を取りたい」
という内容が良いでしょう。

送別会の会場の選び方

送別会を行う会場についてですが、毎回その会社で決まった定番の場所や店があれば楽なのですが、そうではない場合の方が多いと思います。
 
 
まずは、送られる方(退職、転職される方)の希望や好み(お酒は強い方なのか、和食が好きなのか・・・など)を直接聞ければ聞いたり、周りの人に聞いてみます。

スポンサードリンク

送られる方の好みが聞けたら、「ぐるなび」や「ホットペッパー」などをネットで検索し、何軒かの候補をピックアップしましょう。

もちろん選ぶのは個室が良いでしょう。
 
 
そしてピックアップした候補について、同僚や先輩に意見を聞いてみます。ここで店の雰囲気や会費の予算についていろいろな意見を参考にした上で、会場を決めるのが良いと思います。

できるだけ企画段階で多くの人を巻き込んでおいたほうが、送別会が成功しやすくなります。
 
 
どうしても初めての送別会の幹事ということで、一人で背負い込んでしまったり、良い送別会にしたいとちょっと変わった会場や催しなどを考えてしまいがちですが、大切なのは頑張らないことです。

無難にこなすということを第一に考えましょう。

送別会の会費の決め方

送別会の会費についてですが、あなたが以前送別会に参加された時の会費を覚えていれば、その金額くらいの会費になるようにしましょう。

また、金額を覚えていないのであれば、同僚や前の年の送別会の幹事を探し会費を聞いてみましょう。
 
 
なお、会費は会場の料理や飲み物の他に、贈呈用の花束や記念品、送られる人のお車代なども含まれてきます。

これらの総合計÷送る人の人数が1人当りの会費となります。

これを踏まえたうえで、先に書いた会場選びをしていくのが良いでしょう。

なお、会場を決める際に、その会場にいつまで人数の変更は可能かも聞いておきます。それによって、参加者にいつまでキャンセル料を返金できるかが決まってきます。
 
 
送られる人の役職等によっても会場が変わってくるので一概には言えませんが、一般的には飲み放題込みで会費設定が5000円(記念品や花束代は含まず)を超えてくると、金額的に不満が出てくる人が多いようです。
 
 
そして、会費の徴収は送別会前日までには済ませましょう。

送別会当日はバタバタしますし酔っぱらいも多くなるので、会費徴収がスムーズにいきません。
 
 
あと、送別会の代金は幹事の方がカードで支払うと自分のカードのポイントも貯まりますし、いざ会費に足が出た時も躊躇なく支払えるので、まだ後々のことですが頭に留めておくとよいでしょう。
 
 
そうして日時、会場、会費が決まりましたら参加者に
「○○さん送別会、○月○日 ○時~ 場所は○○、会費○○円 会費は○月○日までに徴収」
といった内容のメールを送りましょう。

もちろん、送られる方には会費の部分を抜いた内容のメールを送るようにしてくださいね。

まとめ

初めての送別会の幹事ということでやることもいっぱい有り大変だと思いますが、1人で抱え込まず周りの人にも協力してもらい、1つ1つ準備を進めていきましょう。

スポンサードリンク

-暮らしマナー
-

Copyright© 葉っぱと水とお日さまと , 2017 All Rights Reserved Powered by STINGER.