今年、初めて送別会の幹事を任されてしまったあなた。
今までは何となく送別会に参加していて、開会の挨拶や乾杯の音頭、閉会の挨拶などを誰がやっていたか覚えていない。
その他にも挨拶していた人っていたっけ？
挨拶をお願いするときってどうすればいいの？
など、いざ送別会を企画していくと疑問に思う部分が多いのではないでしょうか？
今回はその辺りの疑問を解消する手助けをしていきたいなと思います。
送別会の挨拶や乾杯の音頭は誰が行う？
送別会で挨拶をする人についてですが、まずは簡単に進行についての一例を紹介すると・・・
①開会宣言(幹事)
②挨拶(参加される方で、最も責任のある方)
③乾杯(②の人が引き続きか、別の方の場合は２番目に責任のある方)
④宴
⑤贈る言葉(同僚や部下など)
⑥花束(女性社員や同僚など)、記念品贈呈(参加される方で、最も責任のある方)
⑦主賓挨拶
⑧宴 ※贈る言葉や主賓挨拶が延びた場合は省略
⑨中締めの乾杯(幹事、または先輩社員)
といった感じです。
というわけで挨拶をお願いするのは、
・送別会に参加される方で最も責任のある方。
乾杯の音頭をお願いするのは、
・２番目に責任のある方。
というパターンが多いです。
他に事前にお願いする必要があるのは、
・贈る言葉を話す人。
・花束を贈る人。記念品を贈る人。
・主賓(挨拶のお願い)
・中締めの乾杯を行う人(頼む場合)
です。
それぞれが話す時間としては、
・開会宣言の後の挨拶(２～３分程度)
・贈る言葉(３～５分程度)
・主賓挨拶(時間に決まりはないが、おおよそ５～１０分程度)
なんて感じが多いので、挨拶をお願いする際の１つの参考としてください。
送別会の挨拶をお願いする際のメールの文面についてを紹介
ここからは、挨拶をお願いする相手毎のメール文面について紹介していきたいと思います。
まず、上司に挨拶をお願いする文面ですが、
件名 ○○さん送別会でのご挨拶のお願い
○○○○(役職)様、
○○(部署名)○○です。
すでにご案内のこととは存じますが、来る○月○日(曜日)に○○さんの送別会を行うこととなりました。
つきましては、○○(役職)様より一言お言葉を頂戴したく存じます。
なお勝手ながらお言葉を頂くタイミングにつきましては、○時○分からの○分程を予定しております。詳しくは式次第をご確認ください。
よろしくお願い致します。
お引受け頂けるようでありましたら、○月○日までにご返信下さい。
よろしくお願い致します。
といった感じが良いと思います。
なお、乾杯(中締めの乾杯)のお願いの際は
件名 ○○さん送別会での(乾杯/中締めの乾杯)の音頭のお願い
○○○○(役職)様、
○○(部署名)○○です。
すでにご案内のこととは存じますが、来る○月○日(曜日)に○○さんの送別会を行うこととなりました。
つきましては、○○(役職)様より(乾杯/中締めの乾杯)の音頭を頂戴したく存じます。
なお、(乾杯/中締めの乾杯)の音頭を頂戴するタイミングにつきましては、式次第をご確認くださいますよう、お願い致します。
お引受け頂けるようでありましたら、○月○日までにご返信下さい。
よろしくお願い致します。
花束贈呈や記念品贈呈のお願いの際は
件名 ○○さん送別会での(花束贈呈/記念品贈呈)のお願い
○○○○(役職)様、
○○(部署名)○○です。
すでにご案内のこととは存じますが、来る○月○日(曜日)に○○さんの送別会を行うこととなりました。
つきましては、○○(役職)様に(花束贈呈/記念贈呈)をお願いしたく存じます。
なお、(花束贈呈/記念品贈呈)のタイミングにつきましては、式次第をご確認くださいますよう、お願い致します。
お引受け頂けるようでありましたら、○月○日までにご返信下さい。
よろしくお願い致します。
贈る言葉を贈る人には、
件名 ○○さん送別会での贈る言葉のお願い
○○○○(役職)様、
○○(部署名)○○です。
すでにご案内のこととは存じますが、来る○月○日(曜日)に○○さんの送別会を行うこととなりました。
つきましては、○○(役職)様に贈る言葉を頂戴したく存じます。
なお勝手ながらお言葉を頂くタイミングにつきましては、○時○分からの○分程を予定しております。詳しくは式次第をご確認ください。
よろしくお願い致します。
お引受け頂けるようでありましたら、○月○日までにご返信下さい。
よろしくお願い致します。
最後に主賓の挨拶のお願いですが、
件名 送別会でのご挨拶のお願い
○○○○(役職)様、
○○(部署名)○○です。
来る○月○日(曜日)の送別会の中で、一言お言葉を頂戴したく存じます。
なお勝手ながらお言葉を頂くタイミングにつきましては、○時○分からを予定しております。詳しくは式次第をご確認ください。
よろしくお願い致します。
以上、それぞれの方にお願いする際のメール文面の一例でした。
まとめ
送別会の中で、挨拶をしてもらう方というのは意外と多いものですね。
できるだけ挨拶をお願いする方の人選は早めに行い、送別会が近くなってからバタバタしないようにしましょう。
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